Model Sistem Umum Perusahaan

A.  Pengertian Sistem dan Model

 

Terdapat beberapa pengertian system, antara lain:

·         Gordon B. Davis ( 1984 ) :, ” Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud “.

·         Raymond Mcleod (2001) :  Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.

·         Stoa (2008): Sistem merupakan gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang saling bekerja sama yang membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi kita sebut suatu sistem”.

·         Kerz (2008): Sistem yaitu gabungan dari sekelompok komponen baik itu manusia dan/atau bukan manusia (non-human) yang saling mendukung satu sama lain serta diatur menjadi sebuah kesatuan yang utuh untuk mencapai suatu tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir”.

·         Hart (2005): “Sistem mengandung dua pengertian utama yaitu: (a) Pengertian sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya yaitu sistem merupkan komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang saling berinteraksi satu sama lain, dimana masing-masing bagian tersebut dapat bekerja secara sendiri-sendiri (independent) atau bersama-sama serta saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai secara keseluruhan (b) Definisi yang menekankan pada prosedurnya yaitu merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelasaikan suatu sasaran tertentu”

Dari pengertian system menurut beberapa ahli diatas dapat disimpulkan bahwa system adalah rangkaian dari unsur-unsur yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lain. Satu system dapat berpengaruh besar bagi system yang lainnya.

Sedangkan model adalah rencana, representasi, atau deskripsi yang menjelaskan suatu objek, sistem, atau konsep, yang seringkali berupa penyederhanaan atau idealisasi. Bentuknya dapat berupa model fisik (maket, bentuk prototipe), model citra (gambar rancangan, citra komputer), atau rumusan matematis. Sebuah model mempunyai system yang sama. Model adalah abstraksi dari sesuatu. Ia menampilkan tujuan dari aktifitas yang disebut kesatuan. Kata model biasanya mengacu pada gambaran iklan fashion. Model fashion adalah abstraksi seseorang dalam melihat iklan, yang menempatkan dirinya dalam model itu. Model merupakan abstraksi dari penyederhanaan suaru objek. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut entitas.

 

B.  Jenis-Jenis Model

Terdapat empat jenis model, antara lain adalah:

1.    Model fisik

Menggambarkan tiga dimensi dari kesatuannya. Dalam beberapa hal, model ini berukuran kecil dari pada objek yang diwakilinya. Contohnya adalah mainan anak-anak, seperti boneka dan pesawat terbang mainan dan prototype rancangan yang digunakan oleh perancang mobil. Beberapa model mempunyai ukuran yang sama seperti entitynya, dan beberapa diantaranya ada yang lebih besar. Misalnya adalah ilmuan yang menggunakan model fisik telinga manusia yang lebih besar ketika ia mempelajari masalah penyakit tuli.

Dari keempat model yang ada, model fisik mungkin merupakan model yang mempunyai kegunaan paling sedikit bagi manajer bisnis. Biasanya manajer tidak perlu melihat sesuatu dalam tiga bentuk dimensi untuk memahami dan menggunakannya dalam pemecahan masalah.

 

2.  Model naratif

Model naratif adalah model yang digunakan manajer tiap hari, yang jarang dianggap sebagai model, adalah model naratif. Model naratif menjelaskan kesatuannya dengan kata lisan atau tertulis. Pemdengar atau pembaca dapat memahami entity dari narasi tersebut. Semua komunikasi lisan dan tertulis adalah model naratif, sehingga menjadikannya jenis yang paling popular. Dalam bisnis informasi tertulis dari computer dan informasi lisan dari system komunikasi informal merupakan contoh dari model naratif ini.

3.  Model grafis

Model grafis adalah model yang tetap dalam penggunaannya. Model ini mewakili entitynya dengan abstraksi garis, symbol, dan bentuk. Ia sering disertati dengan pen jelasan naratif. Model grafis digunakan dalam bisnis untuk menyampaikan informasi. Banyak laporan tahunan mengenai pemegang saham perusahaan terdiri dari grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk menyampaikan informasi kepada manajer.

Keberadaan software grafik khusus untuk mokrokomputer sekarang ini lebih difokuskan perhatiannya kepada pengguna grafik dalam pemecahan masalah. Model grafis juga digunakan dalam perancangan system informasi. Banyak dari peralatan yang digunakan oleh analisis system dan programmer adalah bersifat grafis. Yang paling terkenal dari model ini adalah flowchart (kartu pencatat masuk keluarnya barang). Symbol flowchart mewakili proses yang akan dilakukan dan juga mewakili file infut dan output. Analisis system dan programmer menggunakan flowchart untuk membantu memahami system maupun untuk berkomunikasi kepada yang lain dengan pemakai.

4.  Model Matematis

Model matematis banyak digunakan dalam pembuatan model sekarang ini. Banyak model matematis yang digunakan oleh manajer bisnis bersifat lebih kompleks daripada yang digunakan dalam pelajaran matematika diperguruan tinggi. Contohnya adalah rumus untuk menghitung Break-even Point (titik impas) adalah sebagai berikut:

 

BEP = TFC/ P-C

Keterangan:

TFC = Total biaya tetap (Fixed Cost)

P = Harga penjualan per unit

C = Biaya variable unit (Variable cost)

 

Bahasa matematika bersifat universal, modl matematis tidak mengenal wilayah geografi. Kelebihan dari model matematis ini adalah siapa saja yang memahami bahasa dan mengetahui arti simbolnya akan mengerti model tersebut. Kelebihan lain dari model ini adalah ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu objek dapat dideskripsikan. Matematika dapat melakukan pengekspresian hubungan dengan lebih banyak daripada yang dapat dilakukan oleh dua dimensi model grafis atau tiga model fisik. Bagi ahli matematika dan manajer bisnis, yang mengetahui kekompleksan system bisnis, kemampuan multimensional dari model matematis ini merupakan asset besar.

 

C.  Kegunaan Model

Ada beberapa tujuan dalam penggunaan model, yaitu untuk memudahkan pemahaman, memperkirakan masa depan (meramal), dan mempermudah komunikasi.

Memudahkan pemahaman. Sebuah model biasanya lebih sederhana dari pada entitynya. Akan lebih mudah memahami entity jika elemennya dan hubungannya ditampilkan dengan cara yang sederhana. Misalkan peta jalan hanya menunjukkan kota, jalan raya, dan danau yang besar. Jika lebih lengkap, seperti tanah dan kolam dimasukkan, maka peta tersebut akan kacau dan sulit untuk dibaca karena terlalu ruwet dan ramai.

Setiap model yang telah disebutkan diatas mempunyai kelengkapan yang bervariasi. Model fisik bisa hanya menampilkan fasilitas yang menjadi daya tarik, model naratif dapat berbentuk ringkasan, model diagram bisa hanya menunjukkan hubungan utamanya, dan model matematis bisa hanya berisi unsure primernya. Masing-masing model ini, dilakukan usaha untuk menampilkan model dalam bentuk yang sederhana. Bila model yang sederhana tersebut dimengerti, model tersebut sedikit dibuat lebih kompleks untuk mendekati ketepatan penggambaran entitynya.

Model juga berada dalam berbagai tingkat abstraksi. Model matematis bisa jadi merupakan model yang paling abstrak. Pada kenyataanya, sulit bagi kita untuk memahami cara menampilkan system fisik, seperti perusahaan bisnis, dengan rangkaian persamaan metematika.

Memperkirakan masa depan (meramal). Manajer selalu berhubungan dengan dampak potensial dari keputusannya pada perusahaan, maka kemampuannya melihat masa depan adalah hal yang sangat dipentingkan. Hanya model matematislah yang dapat memberikan daya ramal tersebut. Jika manajer dapat meramal dengan jenis model yang lain, hal ini desebabkan karena pemahaman yang baik yang ia punyai. Sebaliknya, model matematis melakukan peramalan untuk manajer.

Tidak ada model yang bebar-benar sempurna walaupun model matematis memberikan kemampuan untuk meramal masa depan. Karena model adalah perkiraan dari entity, maka model hanya dapat diharapkan untuk menjadi bentuk yang sama. Bukan identik. Walaupun tidak ada ketepatan yang sempurna pada model matematis, tetapi model matematis dapat menjadi alat pemecahan masalah yang secara [otensial berdaya guna.

Mempermudah komunikasi. Tujuan terakhir dari penggunaan model adalah untuk mempermudah komunikasi. Model dapat mengkomunikasikan informasi secara akurat kepada orang-orang yang telah mengerti makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, atau persamaan matematika entitas tersebut.

 

D.  Model Umum dan Model Khusus

Model umum mempunyai kelebihan yang dapat diterapkan secara luas, ia dapat diterapkan dalam berbagai situasi. Kekurangannya adalah bahwa ia hanya memberikan perkiraan kasar. Keadaanya akan berlawanan dengan model khusus. Model ini hanya menjelaskan jangkauan situasi yang sempit, namun mempunyai tingkat ketepatan yang tinggi.

Pilihan model umum ataupun model khusus, tergantung kebutuhan manajer. Jika manajer ingin memahami situasi tertentu, maka model khusus akan membantunya. Jika tujuannya untuk memahami berbagai situasi secara luas, maka model umum merupakan pilihan yang terbaik.

 

E.  Model Sistem Umum

Model system umum dapat memberikan kerangka untuk orientasi dan dapat dijadikan standar untuk mengevaluasi perusahaan yang baru.

Sistem Fisik. System fisik merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik. Konsep ini dapat digunakan untuk mempelajari organisasi bisnis, lingkungannya, manajer dan karyawan, dan system informasinya.

Sumber input berasal dari lingkungan perusahaan, kemudian ditransformasikan, dan sumber output dikembalikan ke lingkungan yang sama. System fisik dari perusahaan oleh karenanya merupakan system terbuka, yang berinteraksi dengan lingkungannya dengan arus sumber fisik.

Tiap arus fisik dapat dijelaskan seperti dibawah ini:

Arus bahan/ material. Bahan input dari pemasok bahan mentah, suku cadang, dan komponen assembling. Bahan ini disimpan dalam tempat penyimpanan sampai bahan tersebut digunakan untuk proses transformasi. Kemudian, bahan tersebut dimasukkan ke aktivitas manufaktur. Pada akhir tramsformasi, bahan mentar yang sekarang menjadi bentuk akhir, disimpan dalam tempat penyimpanan, sampai ia dikirim kepada pelanggan.

Arus personil. Input personil berasal dari beberapa tempat dalam lingkungan. perusahaan mendapat personil dari berbagai sumber untuk memenuhi kebutuhan yang beraneka ragam.

Arus mesin. Mesin diperoleh dari pemasok yang menjalankan manufaktur dan medistribusikannya. Mesin biasanya tetap berada dalam perusahaan untuk jangka waktu yang panjang, yaitu tiga sampai duapuluh tahun atau lebih. Namun pada akhirnya mesin akan kembali ke lingkungan dalam satu bentuk atau bentuk yang lain. Dalam beberapa hal, mesin akan tidak dapat digunakan lagi atau menjadi kuno dan dikesampingkan. Dalam kasus lain, mesin ditukar dengan model yang baru atau dijual kepada perusahaan lain yang masih menggunakannya.

        Arus uang. Uang utamanya diperoleh dari pemilik yang menanamkan modal investasinya, dan dari para pelanggan yang member pendapatan dari penjualan perusahaan. Sumber lain adalah lembaga keuangan pemerintah yang memberikan pinjaman uang dan dana bantuan.

 

F.  Konsep Sistem

Terdapat dua konsep system terbuka yaitu system simpul terbuka dan system simpul terputup. Dimana masing-masing sistem simpul tersebut dapat mengontrol operasinya sendiri dan tidak dapat mengontrol operasinya sendiri.

1.    Sistem simpul terbuka

Yang dimaksud sistem simpul terbuka adalah sistem yang tidak mempunyai simpul feedback atau mekanisme control. Pada gambar sistem fifik diatas, selain merupakan sistem terbuka, ia juga merupakan sistem simpul terbuka. Tak ada feedback dari sistem tersebut untuk mempengaruhi perubahan yang penting dalam sistem.

Contoh dari sistem simpul terbuka ini adalah pemanas ruang listrik yang kecil. Bila pemanas ini dipasang, maka ia akan mengeluarkan panas. Ia mungkin memberi panas yang banyak atau sedikit. Ia tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperature ruang yang tetap.

2.  Sistem simpul tertutup

Sistem simpul tertutup yaitu sistem yang mempunyai simpul feedback dan mekanisme control. Simpul pemanas yang dikontrol oleh thermostat sesuai dengan diagram ini. Thermostat membandingkan suhu ruangan dengan setting yang diinginkan dan mematikan dan menghidupkan pemanas sesuai kebutuhan.

 

G.  Dimensi Informasi

Manajer harus mempertimbangkan dimensi informasi yang ada karena dimensi menentukan nilai informasi. Terdapat empat dimensi informasi, antara lain adalah sebagai berikut:

Ø Relevansi

Informasi mempunyai relevansi jika ia berhubungan secara khusus dengan masalah yang ada. Manajer harus dapat menentukan informasi yang dibutuhkan tanpa menelusuri volume informasi pada subjek lain.

Ø Ketepatan

Semua informasi idealnya harus akurat (tepat), namun fasilitas yang mengkontribusi ketepatan sistem akan menambah biaya. Oleh karena itu, perusahaan sering kali setuju dengan adanya keakuratan yang kurang sempurna.

Ø Tepat waktu

Informasi harus tersedia untuk pemecahan masalah sebelum situasi krisis terjadi sebelum kesempatan hilang. Manajer harus bisa mendapatkan informasi yang menjelaskan apa yang sedang terjadi sekarang, bukan apa yang telah terjadi pada waktu lampau.

Ø Kelengkapan

Manajer harus bisa mendapatkan informasi yang menjelaskan masalah atau pemecahan secara lengkap. Namun demikian, sistem tidak boleh dirancang sehingga mengakibatkan manajer tenggelam dalam lautan informasi. Istilah information overload (kelebihan informasi) menerangkan bencana yang diakibatkan adanya informasi yang terlamu banyak. Manajer harus dapat menentukan jumlah informasi yang dibutuhkan secara mendetail.

Ø Akurasi

Maksudnya adalah semakin tinggi presentasi ketelitian maka akan semakin baik.

 

H. Pendekatan Sistem

Untuk menentukan dimensi informasi yang dibutuhkan, manajer adalah orang yang paling tepat. Analisis sistem dapat membantu manajer untuk malakukan tugas secara logis. Secara bersama-sama, manajer dan analis dapat menentukan masalah, mengidentifikasi keputusan yang diperlukan untuk memecahkan masalah, dan mengidentifikasi informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan. Analis dapat menggunakan  spesifikasi informasi untuk mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi maupun mengidentifikasi data yang diperlukan oleh proses.

Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari standart, manajeman,dan informasi. Elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

Standart. Elemen lain dalam pengembangan model sistem konsep memberitahu manajer mengenai standart untuk pengukuran penampilan asli perusahaan. Banyak kasus, manajer menyusun sendiri standartnya, namun juga ada situasi bahwa standart disusun oleh elemen lingkungan, seperti pemerintah atau masyarakat local.

Manajer mengontrol sistem dengan membandingkan penampilan asli. Seperti yang dilaporkan oleh pemrosesan informasi dengan standart. Perlu diketahui bahwa standart harus diketahui oleh pemrosesan informasi maupun  oleh manajer. Dengan demikian, pemrosesan informasi dapat mengurangi beban manajer yang banyak dalam memonitor aktivitas. Pemrosesan informasi dapat memberitahukan manajer ketika terjadi penampilan asli yang menyimpang jauh dari standart, yaitu manajemen dengan pengecualian.

Manajemen dengan pengecualian membutuhkan penetapan standart penampilan tinggi maupun rendah. Sebagian manajer mepunyai tanggungjawab besar yang secara praktis sulit untuk membet\rikan perhatian satu per satu. Manajer belajar untuk membatasi perhatiannya kepada penampilan yang paling jelej atau paling baik. Terdapat tiga keuntungan dasat dalam manajemen dengan pengecualian:

1.    Manajer tidak memboroskan waktu hanya untuk memonitor aktivitas yang berjalan nirmal.

2.    Dengan sedikit keputusan yang dibuat, maka masing-masing dapat mendapatkan perhatian yang lebih banyak.

3.    Ia merupakan cara yang positif karena kesempatan dan masalah yang ada dapat diidentifikasi.

Selain keuntungan diatas, pastinya manajemen pengecualian mempunyai hambatan yang harus diketahui, antara lain adalah:

1.    Tidak selalu mudah untuk mengukur jenis penampilan bisnis tertentu, sehingga standart harus disusun.

2.  Diperlukan sistem informasi yang dapat memonitir penampilan secara akurat.

3.  Perhatian harus selalu diarahkan ke standart untuk menjaganya pada tingkat yang benar.

4.  Manajer tidak boleh bersifat pasif dan hanya menunggu jangkauan penampilan untuk bisa silampaui. Manajer harus bertindak untuk memecahkan masalah sebelum situasinya tidak dapat ditangani.

 

I.   Kegunaan Model Sistem Umum

Tidak mudah untuk menghubungkan model sistem umum dengan suatu jenis perusahaan yang lain. Model tersebut digunakan untuk menjelaskan pengecar dan organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuannya adalah untuk menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umum dalam art yang sebenarnya dan memnerikan struktur dasar untuk melakukan analisis terhadap berbagai jenis organisasi.

·       Supermarket. Semua sumber fisik mengalir melalui sistem fisik dari supermarket. Arus utamanya adalah bahan, yaitu barang grosir dan semua item yang dijual. Arus personel terdiri dari took, klerk bagian checkout, klerk bagian stok, dan sebagian yang dipekerjakan, bekerja selama waktu tertentu, dan akhirnya keluar.

Manajemen took (supermarket) mengontrol sistem fisik dalam beberapa tingkat dengan melakukan pengamatan. Manajer selalu berada ditempat dan dapat direspon terhadap situasi tertentu. Namun demikian, sebagian control dilakukan oleh minicomputer yang selalu memberikan informasi.

·       Lembaga bantuan hukum. Terdapat banyak perbedaan yang nyata antara lembaga bantuan hokum dengan supermarket. Lembaga bantuan hokum biasanya terdiri dari sejumlah kecil orang-orang professional yang telah terdidik secara khusus disahkan (berijazah) untuk melakukan pekerjaannya. Pekerjaan mereka lebih ditekankan pada aktivitas mental daripada fisik.

Walaupun berbeda dengan supermarket, lembaga bantuan hokum dapat dideskripsikan oleh model umum yang sama seperti yang digunakan untuk supermarket. Tiap lembaga bantuan hokum adalah sistem fisik terkontrol. Pada lembaga yang lebih besar, control dilakukan oleh beberapa orang yang disebut partner.

J.  Penekanan Masuknya Arus Sumber dalam Organisasi

Terdapat ketidak sesuaian antara arus sumber dan susuna organisasi fungsional. Hal ini desebabkan oleh arus yang berasal dari satu area fungsi yang lain.

Arus uang yang sudah terbentuk dengan baik. Uang adalah satu-satunya arus sumber yang terhubung dengan area fungsi, yaitu pendanaan. Fungsi pendanaan mungkin dianggap sebagai saluran bagi uang yang masuk kedalam dan keluar dari perusahaan.

Arus bahan masuk. Dahulu sejumlah perusahaan manufaktur yang berkembang melakukan langkah untuk mengalirkan arus bahan melalui fungsi manufaktur dan marketing. Mereka meniadakan arus dari fungsi tersebut dan menetapkannya ke unit baru, yang disebut dengan logistic atau distribusi fisik. Sekarang digunakan nama baru untuk unit arus bahan, yaitu manajemen material. Unit bahan material mempunyai status organisasi yang sama dengan status dari area fungsi utama dan dikeloala oleh wakil direkturnya sendiri. Fungsi manajemen material merupakan bukti bahwa eksekutif  perusahaan bisa melihat pentingnya arus bahan atau materi.

Arus informasi masuk. Konsep IRM merupakan bukti bahwa eksekutif menyadari akan pentingnya arus sumber yang lancer, dalam hal ini adalah informasi.

Tantangan bagi CBIS. Stategi pemberian status yang lebih tinggi terhadap arus bahan dan informasi ini dapat dilakukan dan tak ada kekhawariran pelaksananya dimasa mendatang. Tetapi kenyataanya bahwa banyak perusahaan masih diorganisasi atau disusun dengan jalur fungsional yang tradisional. Sebagian besar manajer merasa telah enak dan puas dengan susunan tradisional ini, dan sikapnya ini tidak mudah diubah.

Dengan alasan tersebut, susunan fungsional akan tetap menjadi kendala bagi perancang sistem bisnis fisik maupun konsep dalam berbagai perusahaan. Tugas para perancang ini hanya untuk mengimplementasikan sistem untuk mengelola sumber yang mengalir dalam susunan organisasi, yang tidak dibuat menurut rancangannya.